Access proporciona varias maneras de obtener información de la base de datos. Puede:

• Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.
• Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y modificar la información de la base de datos.
• Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar los datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.
• Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.

1 La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.

2 En este formulario aparecen los registros uno a uno.

3 En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.

4 En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos registros para su impresión o distribución.

Deberá utilizar un informe cuando:

• Desee imprimir información que utilice con regularidad.
• Desee imprimir información para su distribución a otras personas.
• Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la información cuando la imprima.
• Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras personas.

Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee. El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime. Si necesita introducir algún cambio, puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo, parecido, basado en el original. Con Access, puede crear informes que:

• Organicen y presenten los datos en grupos.
• Impriman la información del encabezado y el pie de página para todo el informe, por cada página o por cada grupo.
• Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como porcentajes de los totales.
• Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos.
• Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes