La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.

 

1 El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del informe.

2 Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.

3 Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe
 

En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista Diseño, junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas por fecha de expedición.

 

1 El informe está agrupado por FechaEnvío, un campo procedente de la consulta subyacente.

2 Los campos IdPedido, NombreCompañía e ImporteVenta también proceden de la consulta subyacente.

La conexión entre el informe y su origen de datos se establece mediante unos objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos que muestran imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y líneas y rectángulos gráficos que permiten organizar visualmente los datos y ayudan a que el informe resulte atractivo.